Maison Félix Leclerc

Organisez votre réunion d’affaires à l’extérieur du bureau

Vos réunions d’affaires ne sont plus aussi productives qu’avant ? L’espace attitré au bureau ne convient pas à votre prochaine rencontre ? Pourquoi ne pas opter pour une réunion à l’extérieur du bureau ? En sortant du cadre habituel, cela peut permettre de stimuler les idées de l’équipe et de créer un environnement propice pour tenir des sessions de brainstorming.Pour une rencontre entre employés d’une même entreprise, ce type de réunion peut aussi aider à cimenter l’esprit d’équipe. De plus, si des invités ne faisant pas partie de l’entreprise viennent participer à la rencontre, l’endroit choisi pourra être davantage adapté pour les recevoir.

Il est possible de louer des salles de réunion dans toutes sortes d’endroits, dont des lieux historiques. Bien que le travail soit la raison d’être principale de la rencontre, on peut aussi en profiter pour choisir un lieu agréable, offrant une belle vue et un environnement attrayant. Un établissement proposant des activités de team-building pourrait aussi être intéressant pour compléter la rencontre.

Quels sont les critères pour choisir le bon espace de réunion ?

En premier lieu, la salle devra être choisie en mesure de sa capacité à recevoir le nombre de personnes prenant part à la réunion.

L’équipement nécessaire pour la réunion

De nos jours, les réunions d’équipe font souvent appel à des moyens technologiques pour animer la rencontre et présenter le contenu. L’endroit que vous choisirez devra être pourvu de l’équipement nécessaire, par exemple : des écrans et moniteurs, un réseau Internet sans fil fiable, un lecteur DVD et tout le matériel pour effectuer des conférences téléphoniques.

Les meubles et l’aménagement

Dans la même optique que pour la question de capacité, vous devrez avoir accès à une quantité suffisante de chaises et de tables. La disposition des meubles et l’aménagement général de la pièce sont aussi à prendre en considération, surtout pour une réunion où certaines personnes devront faire une présentation devant les autres, ou si les participants sont séparés en plusieurs groupes.

Les repas et boissons

Une réunion ayant lieu à l’extérieur du bureau s’étalera probablement sur une durée de plusieurs heures. Pour maintenir la productivité des participants, il faut assouvir les besoins de ces derniers. La nourriture et la boisson sont donc des éléments importants à ne pas négliger. Si l’endroit sélectionné n’offre pas de nourriture sur place, n’hésitez pas à faire affaire avec un traiteur qui se chargera de tout, vous permettant de demeurer concentrer sur votre réunion.

Stationnement et accès en transport en commun

Cet aspect est particulièrement important si vous décidez de tenir la réunion dans un endroit quelque peu excentré. Tous les participants de la rencontre doivent pouvoir s’y rendre facilement et avoir accès à des espaces de stationnement. Votre équipe ne sera pas productive si les gens pensent constamment à devoir changer leur voiture de place ou à terminer avant une heure précise pour pouvoir attraper le dernier autobus.

Préparer la réunion

Un lieu en particulier vous intéresse ? Prenez contact avec les responsables de l’endroit pour savoir si la salle est disponible au moment voulu et pour vérifier si toutes les commodités correspondent à vos besoins. Le personnel désigné sera à même de vous guider pour voir à ce que le lieu, et plus précisément la salle, vous convienne. De plus, s’ils n’offrent pas eux-mêmes certains services tels que la nourriture, ils pourront tout de même vous aiguiller vers des ressources qui pourraient vous être utiles.

Au final, l’organisation d’une réunion d’affaires dans un lieu situé à l’extérieur du bureau n’a rien de très compliqué, pourvu que les critères cités dans les paragraphes précédents soient bien respectés. Si vous n’avez jamais fait sortir votre équipe en dehors du bureau, voilà l’occasion de l’essayer. Qui sait, vous en ferez peut-être une habitude ?