Maison Félix Leclerc

Comment organiser une sortie culturelle pour un grand groupe ?

Vous songez à organiser une sortie culturelle pour un grand groupe? Ne soyez pas intimidés par l’ampleur du travail d’organisation. La planification de sorties et d’activités n’a pas besoin d’être un casse-tête. Il faut simplement commencer en faisant un plan de match.Voici 6 conseils à suivre pour que votre sortie de groupe se déroule comme prévu :

Travailler en équipe

Trouvez-vous des complices dans le groupe. Surtout, ne travaillez pas tout seul. Vous pouvez agir à titre de coordonnateur, mais vous aurez besoin d’alliés qui seront au courant de l’itinéraire et des détails du déroulement de la sortie.

Ils pourront accomplir des tâches pour vous aider et seront aussi présents pour vous appuyer en cas d’imprévus. Même si vous décidez de tout prendre sur vos épaules lors de la préparation, choisissez certaines personnes qui seront vos yeux et vos oreilles lors de la sortie.

Choisir une activité qui plaira à tous

Vous vous êtes vu confier la tâche de choisir la ou les activité(s)? Faites des recherches pour connaître les endroits qui accueillent les gros groupes dans votre région. Ensuite, ciblez bien le genre d’activité qui fera plaisir à tous les participants. L’offre de propositions de sorties culturelles est très diversifiée : musées, concerts, visites guidées, conférences…

Vos choix devront respecter le budget, l’horaire et les restrictions ayant rapport au fait de se déplacer en groupe.

Est-ce que votre groupe comprend des enfants? Ils auront des besoins particuliers qui devront aussi être pris en compte.

L’emplacement et les déplacements

Est-ce que tout le groupe partira ensemble? Est-ce que vous avez un point de rencontre? Dans tous les cas, les déplacements doivent être très simples pour que tout le monde puisse se rendre à destination sans heurts. Si la sortie comprend plusieurs arrêts, tous les endroits prévus à l’itinéraire doivent être facilement accessibles. N’oubliez pas que certaines personnes n’ont pas de voiture et doivent utiliser les transports en commun. Pensez alors à organiser des covoiturages, si nécessaire.

Combler les besoins primaires

Pour que la bonne humeur du groupe demeure intacte au courant de la journée, les gens doivent avoir accès à des toilettes et à des endroits où ils peuvent se rassasier. L’aspect nourriture peut prendre la forme d’un restaurant (pensez à réserver à l’avance) ou d’un endroit où le groupe ira se poser pour la pause repas (vérifiez la capacité dudit endroit).

La sortie dure toute la journée? Vous pourriez avoir des collations pour les participants. Attention, par contre, de bien vous informer à propos d’éventuelles allergies.

Horaire bien organisé et clair pour tout le monde

Un des aspects les plus compliqués de l’organisation de sorties de groupe, c’est de respecter l’horaire. Plus le groupe est grand, plus il y a de chances que les retards s’accumulent. Faites un plan de l’horaire, qui prévoit les heures de repas, les déplacements, la durée des visites et les pauses (pour aller à la toilette ou se reposer). Cet horaire devra ensuite être remis aux participants pour qu’ils soient bien au courant et qu’ils puissent participer au succès de l’activité, au lieu d’être dépendants de vous.

Diviser le groupe

Si le groupe est vraiment très grand, il peut être bénéfique de le diviser en petits sous-groupes pour mieux profiter de l’endroit où a lieu la sortie. Dans les musées, demandez un guide pour chaque groupe de 10 personnes. En étant trop nombreux à suivre le même parcours, certains membres du groupe n’auront pas la chance d’apprécier la sortie, car ils seront bloqués derrière la masse et pressés de suivre les autres.

En suivant ces 6 conseils, vous augmenterez vos chances de succès pour les sorties de groupe.