Maison Félix Leclerc

6 trucs pour réaliser son prochain lac à l’épaule

L’organisation d’un lac à l’épaule est un art en soi. Cette expression, qui désigne une réunion stratégique souvent tenue à huis clos, date du début des années 60, alors que les membres du cabinet des ministres de Jean Lesage s’étaient rencontrés au véritable Lac à l’Épaule pour discuter de sujets importants.En général, ces réunions s’étalent sur plus d’une journée, voire même une fin de semaine complète. L’équipe participe à des réunions, à des sessions de brainstorming et à toutes sortes d’activités qui aideront à accomplir les objectifs de cette rencontre. D’une certaine manière, le lac à l’épaule permet de vivre un genre de retraite hors du contexte habituel de l’entreprise, ce qui peut aider à faire sortir des nouvelles idées. Voici 6 conseils à suivre pour assurer le succès de votre prochain lac à l’épaule:

1. Le choix du lieu

La tendance veut que ce genre de réunion soit tenu dans un endroit isolé, propice à la concentration des participants. Hormis la beauté des paysages, le lieu doit offrir peu de distractions. Cette caractéristique en particulier permet de créer une ambiance qui porte à la fois au brainstorming et à la contemplation.

2. Sélectionner un endroit qui est bien équipé pour recevoir l’équipe

L’endroit choisi doit être à même de recevoir les participants de manière à ce que tout le monde soit confortable et que les réunions puissent être efficaces. Pour ce genre d’activité, on privilégie souvent des hôtels, des chalets, des salles de réunion ou des pavillons privés. Le choix du lieu dépend des besoins de l’entreprise et de son équipe, ainsi que du budget qui sera consacré à la rencontre.

3. Prévoir d’avance les sujets qui seront abordés

Afin d’assurer le succès d’un lac à l’épaule, il est conseillé de préparer d’avance les dossiers qui y seront abordés. Chaque participant doit être mis au courant des sujets qui seront traités, en vue de pouvoir bien se préparer. Cette pratique permettra à chacun d’exprimer son point de vue et ses idées. Quelques semaines avant la date, vous pouvez tenir des rencontres exploratoires où l’équipe décidera des thèmes à discuter.

4. Organiser l’horaire

Avec un horaire bien structuré, il y a plus de chances que la rencontre soit efficace. Tel que mentionné auparavant, les lacs à l’épaule ont une durée d’au moins une journée complète, sinon davantage. Vous pouvez rédiger un horaire par blocs, qui aidera à organiser le temps. Toutefois, il faut s’assurer de maintenir une certaine flexibilité, de sorte que si un sujet dépasse les limites de temps prévues, cela ne vous empêche pas de toucher à tous les sujets.

5. Gérer les attentes

On organise rarement un lac à l’épaule pour discuter de sujets banals. Ce genre de rencontre sert à prendre des décisions qui vont affecter la compagnie à long terme et/ou qui aideront à préciser la stratégie de l’entreprise. En revenant à l’exemple du gouvernement Lesage, c’est lors de cette fameuse rencontre qu’a été prise la décision de nationaliser l’électricité au Québec.

Par contre, il est important de doser la pression. Le fait d’avoir trop d’attentes par rapport au résultat de la rencontre peut nuire à la productivité. Vous êtes là pour prendre des décisions mais aussi (et surtout) pour vous rassembler en tant qu’équipe, pour faire des bilans et travailler sur des projets spéciaux.

6. Prévoir des moments de pause

Même si on dit qu’il faut éviter les distractions, pour demeurer productif, des moments de pause doivent être intégrés à l’horaire. Pensez à inclure une sortie en groupe ou une activité de teambuilding.

Ces 6 conseils vous aideront à mettre toutes les chances de votre côté pour que votre lac à l’épaule soit une réussite pour vous et vos collègues.